[TIP] Cách đồng bộ hóa danh bạ Outlook với Android, iPhone, Gmail và các thiết bị khác

admin 29 Th1, 2020

Bất chấp sự phát triển và tiện dụng của các ứng dụng trò chuyện và dịch vụ nhắn tin di động, chúng tôi vẫn gửi và nhận email mỗi ngày. Email là một hình thức giao tiếp phổ biến trong kinh doanh, nhưng cũng là một phần không thể thiếu trong cuộc sống trực tuyến hàng ngày của chúng tôi vì hầu hết các trang web đều yêu cầu địa chỉ email để tạo tài khoản.

Microsoft Outlook cung cấp một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ  cho hơn 400 triệu người, nhiều người trong số họ mở email từ các thiết bị di động với hệ điều hành Android và iOS. Do đó, đồng bộ hóa Outlook trên thiết bị di động và với các dịch vụ khác là cần thiết để dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị hoặc vị trí nào.

 

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của bất kỳ giao tiếp qua email nào là danh sách liên lạc, là điểm mấu chốt trong giao tiếp cá nhân và công việc của chúng tôi.

Nếu bạn là một người thường xuyên dùng Microsoft Outlook và không biết rõ cách đồng bộ hóa danh bạ Outlook với thiết bị di động hoặc các dịch vụ email khác, đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách giải quyết vấn đề này.

Cách đồng bộ hóa danh bạ Outlook

Các bước trong hướng dẫn này có thể khác nhau giữa các hệ điều hành và thiết bị. Bạn cần kiểm tra quyền truy cập vào Danh bạ cho Outlook trước khi tiến hành cài đặt đồng bộ.

Đồng bộ hóa danh bạ Outlook với Android

Để đồng bộ danh bạ Outlook với thiết bị Android của bạn, nhà cung cấp email của bạn phải sử dụng Microsoft Exchange ActiveSync. Hầu hết các nhà cung cấp lớn như Gmail đều làm như thế.

  • Trên thiết bị Android của bạn, mở Setting, nhấn

    Apps (hoặc Applications).

  • Chọn Outlook.
  • Ở phần App Settings, chọn Permissions.
  • Chuyển đổi công tắc Contacts để bật (nếu bị tắt).
  • Mở ứng dụng Outlook và đến Settings.
  • Nhấn vào tài khoản của bạn và sau đó nhấn Sync Contacts

Đồng bộ hóa danh bạ Outlook với Gmail

Gmail là một dịch vụ email phổ biến với hơn 1,5 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng. Rất may, nó có thể dễ dàng đồng bộ hóa danh bạ Outlook của bạn với nhà cung cấp vì nó sử dụng Microsoft Exchange ActiveSync.

  • Để đồng bộ hóa danh bạ Outlook của bạn với Gmail, hãy tải xuống ứng dụng Gmail (nếu ứng dụng này chưa có trên thiết bị của bạn) hoặc cập nhật nó.
  • Đăng ký tài khoản Outlook của bạn trên Gmail. Bạn sẽ cần một tài khoản Outlook hợp lệ để thực hiện việc này, vì vậy hãy đăng ký một tài khoản nếu bạn không có, thiết lập và đăng nhập vào máy tính của mình để kiểm tra xem đồng bộ có hoạt động tốt không.
  • Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn từ ứng dụng Gmail bằng chính thông tin đăng nhập bạn sử dụng trên máy tính. Mở Gmail và nhấn Menu (ba đường ngang) ở bên trái.
  • Chọn Settings.
  • Chọn Add account.
  • Trên trang tiếp theo, bạn sẽ thấy một danh sách các dịch vụ email mà ứng dụng Gmail hỗ trợ. Nhấn Exchange and Office 365.

Lưu ý: Đừng chọn Outlook, Hotmail và Live vì các dịch vụ này sử dụng IMAP và POP, là các giao thức đồng bộ hóa không thể đồng bộ hóa danh bạ hoặc lịch. Chúng chỉ đồng bộ email.

  • Nhập địa chỉ email và mật khẩu của bạn trong trang tiếp theo.
  • Nó sẽ bắt đầu xác thực cài đặt máy chủ trên thiết bị Android của bạn. Nếu cửa sổ bật lên yêu cầu Remote security administration xuất hiện, hãy nhấn OK và sau đó hoàn tất đăng nhập của bạn trên trang tiếp theo.

Lưu ý: Đảm bảo rằng Gmail có thể truy cập vào danh bạ và lịch của bạn. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách đi tới Settings > Appsc(Ứng dụng) > Permissions và bật công tắc Contacts sang màu xanh lá cây.

Đồng bộ hóa danh bạ Outlook với iPhone

iPhone thường làm tốt công việc đồng bộ hóa và cập nhật danh bạ trên các ứng dụng và thiết bị. Mặc dù vậy, luôn có các trường hợp ngoại lệ, đặc biệt là khi có cài đặt quyền truy cập không chính xác hoặc các sự cố phần mềm chung như lỗi khiến Outlook không thể đồng bộ hóa với điện thoại của bạn.

Bạn có thể đồng bộ danh bạ Outlook trên iPhone bằng Settings, iTunes, iCloud, qua email, bằng cách nhập dưới dạng vCards hoặc thông qua Exchange.

Sử dụng Settings

  • Mở Settings và nhấn Outlook > Contacts.
  • Chuyển Background App Refresh thành màu xanh lá cây.
  • Mở Outlook app và đi Sử d Settings > your account> Sync Contacts

Sử dụng iTunes

Bên cạnh việc là một trình phát nhạc hoặc công cụ lưu trữ an toàn, iTunes cũng có thể quản lý và lưu trữ dữ liệu từ iPhone của bạn, giúp bạn dễ dàng cập nhật và chuyển danh bạ Outlook trên các thiết bị.

Đảm bảo iCloud bị vô hiệu hóa trước khi sử dụng iTunes để đồng bộ hóa danh bạ Outlook của bạn.

  • Kết nối iPhone của bạn với PC và mở iTunes.
  • Nhấp vào biểu tượng iPhone và đến Settings > Info.
  • Nhấp vào hộp Sync Contacts with và chọn Outlook từ danh sách.
  • Chọn Apply để hoàn tất cài đặt.

Sử dụng iCloud

Trước khi đồng bộ hóa danh bạ Outlook của bạn từ iPhone với iCloud, hãy đảm bảo bảng điều khiển iCloud cho Windows có sẵn hoặc được cài đặt trên PC của bạn.

Lưu ý: iCloud không cho phép bạn chỉ đồng bộ hóa danh bạ với đám mây. Nếu bạn không muốn tải lên lịch, thư và danh bạ của mình hoàn toàn vào bộ nhớ iCloud, hãy thực hiện các bước dưới đây.

  • Khởi động iCloud trên PC của bạn và đăng nhập bằng ID và mật khẩu của bạn.
  • Nhấp vào mục Mail, Contacts, Calendars, and Tasks.
  • Nhấn Apply.

Thông qua Email

Bạn có thể chuyển danh bạ Outlook của mình sang iPhone bằng email của mình, mặc dù vậy, quá trình khá dài dòng.

  • Mở ứng dụng Outlook trên máy tính
  • Chọn File > Open > Import.
  • Trong trình hướng dẫn Import/Export, chọn Export to a file.
  • Chọn Next.
  • Chọn Comma Separated Values (Windows) và nhấn Next.
  • Chọn thư mục có danh bạ mà bạn muốn xuất và nhấp vào Next.
  • Đặt tên cho tệp CSV của bạn, lưu nó và nhấp vào Next > Finish.
  • Soạn email mới và tải lên tệp CSV mà Outlook tạo dưới dạng tệp đính kèm và gửi nó đến địa chỉ email được kết nối với iPhone của bạn.
  • Trên iPhone của bạn, mở email, nhấn vào tệp đính kèm và làm theo các bước cho đến tùy chọn

    Add All Contacts.

Lưu ý : Không phải tất cả các thiết bị iOS đều hoạt động với các tệp CSV theo cùng một cách. Một số chỉ cung cấp bản xem trước của tệp mà không nhắc bạn thêm chúng làm danh bạ.

Nhập danh bạ dưới dạng vCards

Phương pháp này cho phép bạn đồng bộ hóa danh bạ Outlook với iPhone bằng cách chuyển đổi chúng thành vCards hoặc danh thiếp điện tử mà bạn có thể xem trên bất kỳ phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, vCards chỉ được tạo trên ứng dụng Outlook cho máy tính để bàn.

  • Mở Outlook và chọn Contacts.
  • Chọn danh bạ bạn muốn đồng bộ hóa và nhấp vào File>Save As>Save as type và chọn vCard Files.
  • Chọn một vị trí để lưu vCard của bạn, đặt tên cho nó và nhấp vào Save.
  • Trên iCloud.com, đăng nhập và nhấp vào Settings > Import vCard.
  • Chọn vCard bạn đã lưu và chọn Import.

iCloud sẽ thêm danh bạ của bạn vào thư mục All Contacts. Khó khăn của việc sử dụng vCards là bạn phải tạo và nhập một cái mới mỗi khi bạn thêm liên hệ mới trong Outlook.

Thông qua Exchange

Phương pháp này chỉ hoạt động nếu iPhone của bạn được kết nối với mạng nội bộ của công ty của bạn. Nếu công ty của bạn có máy chủ Exchange, bạn có thể đồng bộ hóa danh bạ Outlook của mình với nó và truy cập chúng trên iPhone.

  • Mở iPhone của bạn và truy cập Settings > Mail, Contacts, Calendars (Chọn Exchange nếu đó là lần đầu tiên bạn cài đặt trên thiết bị này).
  • Chọn Add Account.
  • Chọn Exchange.
  • Nhập email, tên người dùng và mật khẩu của bạn và nhấp vào Next.
  • IPhone của bạn sẽ liên kết với Exchange Server, vì vậy hãy đảm bảo bạn biết địa chỉ máy chủ vì bạn sẽ cần phải nhập nó vào đây.
  • Chọn Contacts từ các tùy chọn của các mục bạn muốn đồng bộ hóa, và tiếp tục.

Đồng bộ hóa danh bạ Outlook với iPad

Đối với iPad, bạn có hai tùy chọn để sử dụng khi đồng bộ hóa danh bạ Outlook – iTunes hoặc iCloud. Nếu bạn sử dụng iCloud trên máy tính của mình, bạn có thể sao chép danh bạ sang iCloud và truy cập chúng từ iPad.

Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng iTunes trên máy tính, bạn có thể đồng bộ danh bạ bằng iTunes với iPad.

Sử dụng iTunes

  • Đảm bảo bạn có phiên bản iTunes mới nhất, mở nó và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập bạn sử dụng trên iPad.
  • Kết nối iPad với máy tính của bạn và chọn nó từ iTunes.
  • Nhấn Info và chọn các tùy chọn đồng bộ hóa cho thư, lịch và danh bạ, trong trường hợp này, Sync contacts with > Outlook.
  • Nếu bạn có nhiều nhóm danh bạ, hãy chỉ định nhóm bạn muốn đồng bộ hóa bằng cách nhấp vào Select Group hoặc đồng bộ hóa tất cả các nhóm và nhấp vào Sync.
  • Nhấn vào tab Summary để đồng bộ hóa không dây và nhấp Sync with this device over WiFi.

Từ giờ trở đi, khi bạn mở iPad và iTunes đang chạy trên máy tính của bạn, việc đồng bộ hóa sẽ tự động diễn ra.

Sử dụng iCloud

Trước khi sử dụng phương pháp này, hãy đảm bảo bạn có Bảng điều khiển iCloud cho Windows trên máy tính của mình. Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập cho iPad của bạn và chọn tùy chọn đồng bộ hóa mà bạn muốn sử dụng – trong trường hợp này là Contacts with Outlook.

  • Mở Settings trên iPad.
  • Chọn Mail, Contacts, Calendars.
  • Chọn iCloud.
  • Đăng nhập bằng ID Apple của bạn và chọn Mail, Contacts and Calendars để đồng bộ hóa chúng với Outlook thông qua iCloud.
  • Bạn có thể chọn các tùy chọn đồng bộ hóa iCloud khác như Find My iPhone hoặc Documents and Data.

Đồng bộ hóa với Outlook.com hoặc Exchange

  • Mở Settings trên iPad và chọn Mail, Contacts and Calendars và nhấn Add Account.
  • Nhấn Microsoft Exchange để đồng bộ hóa với máy chủ tại nơi làm việc của bạn hoặc chọn Outlook.com để đồng bộ hóa với tài khoản Outlook.com.
  • Nhập email, tên người dùng và mật khẩu của bạn (nếu kết nối qua Exchange Server, nhập tên miền, mặc dù nó là một tùy chọn).
  • Nhấp Next.
  • IPad của bạn sẽ liên lạc với Exchange Server. Nhập tên miền ở đây và nhấn Next.
  • Chọn các dịch vụ mà bạn muốn đồng bộ – Mail, Contacts or Calendars – và hoàn tất.

Đồng bộ hóa danh bạ Outlook với iCloud

Nếu bạn có tệp PST trên máy tính có tất cả dữ liệu hồ sơ Outlook của mình, bạn có thể nhập danh bạ sang iCloud thành hai phần – chuyển đổi danh bạ PST thành vCards và sau đó nhập tệp vào iCloud.

Chuyển đổi tệp PST thành vCard / VCF

Bạn có thể chuyển đổi tệp.PST thành vCard bằng công cụ như SysTools vCard Export Tool.

  • Tải công cụ về máy tính của bạn và nhấp Add File.
  • Bạn sẽ nhận được các tùy chọn FileFolder. Nếu bạn có một tệp, bấm vào tùy chọn File. Nếu bạn có nhiều tệp trong một thư mục, hãy nhấp vào tùy chọn Folder.
  • Nhấp Browse và chọn tệp PST của bạn và sau đó nhấp vào Add. Công cụ sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước của dữ liệu tệp PST hoàn chỉnh.
  • Chọn danh bạ và bấm vào Export. 
  • Trong tùy chọn Export , chọn vCard và chọn từ vị trí của nó.
  • Nhấp Export để chuyển đổi tất cả các danh bạ thành một tệp VCF.
  • Bạn sẽ nhận được thông báo rằng việc xuất đã hoàn tất. Chuyển đến thư mục vị trí và kiểm tra tệp VCF.

Nhập vCard vào iCloud

  • Đăng nhập vào tài khoản của bạn bằng thông tin đăng nhập iCloud của bạn.
  • Chọn Contacts và đi đến biểu tượng bánh răng ở phía dưới màn hình.
  • Nhấn vài biểu tượng đoa và chọn Import vCard.
  • Chọn Browse để định vị tệp VCF của bạn, chọn tệp đó và nhấp vào Open.
  • Tất cả các danh bạ trong tệp vCard sẽ được đồng bộ hóa với iCloud.